Betriebliche Pandemieplanung: So sind Sie für Krisen gerüstet

Bei Pandemien wie der aktuellen, kommt Unternehmen eine wichtige Rolle
beim Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, aber auch bei der Schadensbegrenzung für Wirtschaft und Gesellschaft zu. Im Rahmen der Corona-Pandemie wurde klar, dass viele Unternehmen sich dieser Funktion nicht bewusst sind und gar nicht bzw. nicht ausreichend auf einen solchen Fall vorbereitet sind. Dies gilt es für zukünftige Szenarien zu vermeiden. Daher stellen wir im Folgenden acht Tipps zur Betrieblichen Pandemieplanung vor, die sich an den Empfehlungen des Verbands Deutscher Betriebs- und Werksärzte (VDBW), des Verbands für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit (VDSI) und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) orientieren.

Die Schwierigkeit einer Pandemieplanung liegt darin, sich auf etwas vorzubereiten, dessen genauen Eintrittszeitpunkt und Ausmaß man nicht kennt. Doch gerade bei diesem hohen Maß an Unsicherheit können eine entsprechende Vorbereitung und getroffene Vorkehrungen Sicherheit geben. Ziel ist die Minimierung der Auswirkungen auf die Gesundheit der Beschäftigten und auf die wirtschaftliche Lage des Unternehmens. 

Coronavirus-1Betriebliche Pandemieplanung ist in Zeiten des Coronavirus wichtiger als je zuvor. Wie Sie Krisensituationen im Betrieb gekonnt meistern, erfahren Sie hier.

1. Zuständigkeiten klären 

Im Ernstfall müssen viele Entscheidungen getroffen werden - und das möglichst schnell. Daher ist es elementar, den Prozess der Betrieblichen Pandemieplanung mit konkreten Zuständigkeiten zu beginnen. Dazu müssen Ansprechpartner und Personen, die entscheiden (inklusive Vertretungen) bestimmt werden. In größeren Betrieben ist die Bildung eines Krisenstabes sinnvoll. Dieser kann dann die folgenden Schritte des Prozesses in die Wege leiten und ist im Fall der Fälle Ansprechpartner. 

2. Auswirkungen kennen & vorbereitet sein 

Der Krisenstab muss zunächst die eventuellen Auswirkungen auf das eigene Unternehmen identifizieren. Dazu beginnt man mit einer Analysephase und schaut sich die Kernprozesse des Unternehmens an und wie diese von externen und internen Faktoren abhängig sind. Extern können das beispielsweise Lieferketten sein, intern die Betrachtung personeller Engpässe, wenn bei einer Pandemie plötzlich viele Beschäftigte gleichzeitig erkranken. Es muss die Frage beantwortet werden, welche Geschäftsprozesse elementar sind, welche Auswirkungen der Ausfall auf das Unternehmen hätte und wie diese ggf. kompensiert werden können. Zudem ist das Personal in Schlüsselrollen der betrieblichen Pandemieplanung zu ermitteln, das für die Aufrechterhaltung unverzichtbarer Kernprozesse erforderlich ist.

Hilfreich kann eine Bedarfsplanung für einen Minimalbetrieb sein. Dort fließt auch der Bedarf medizinischer Schutzausrüstung wie Masken und Desinfektionsmittel ein.  Es sollten Überlegungen getroffen werden, welche Aufgaben ortsunabhängig erledigt werden können und welche IT-Infrastruktur dazu notwendig ist. Zudem sollten an dieser Stelle gängige Kommunikationsstrukturen kritisch geprüft werden. Es gilt, relevante Stakeholder zu identifizieren, mit denen im Falle einer Pandemie Absprachen getroffen werden müssen. Dazu zählen neben den eigenen Mitarbeitern (inkl. Arbeitnehmervertretungen) beispielsweise Lieferanten oder Kunden. Entsprechende Materialien, beispielsweise zu gängigen Hygienevorschriften, können schon einmal erstellt und im Bedarfsfall so schnell adaptiert und genutzt werden.

All die Analyseergebnisse sollten zentral dokumentiert werden. Es kann helfen, den Ernstfall an einem Tag zu proben - funktionieren alle technischen Gegebenheiten, ist der Minimalbetrieb wie vorausgesagt aufrechtzuerhalten, weiß jeder um seine Rolle und kann diese erfüllen? 

3. Information

Über diese gewonnen Erkenntnisse, Zuständigkeiten und Maßnahmen sollten die Mitarbeiter entsprechend informiert werden - und das nicht erst im Ernstfall, sondern bereits im Vorfeld. Zudem sollten bereits heute Kommunikationswege und -abläufe erstellt werden. Wichtig ist herauszufinden, über welche Kanäle man alle Mitarbeiter schnellstmöglich erreicht und wer wann was kommuniziert. Sofern nicht schon vorhanden, müssen entsprechende Kommunikationsnetzwerke aufgebaut werden. Ein klarer Informationsfluss schafft Vertrauen und verhindert Panik unter den Mitarbeitern. Es ist wichtig, Mitarbeitern in dieser besonderen Situation beizustehen und sie zu unterstützen. Viele sind das Arbeiten im Home-Office nicht gewöhnt und benötigen entsprechende Anleitungen. Feste Routinen wie morgendliche, virtuelle Team-Updates können wir helfen. Zudem können weitere Zielgruppen der Kommunikation definiert werden, z.B. Kunden, Lieferanten oder die breite Öffentlichkeit. 

4. Arbeits- und Gesundheitsschutz

Die Pläne der betrieblichen Pandemieplanung sollten mit relevanten internen wie externen Stakeholdern abgestimmt sein und deren Input einbezogen werden. Dazu zählen beispielsweise Betriebsärzte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Unfallversicherungsträger. Beachtung finden sollten auch die von Bund und Ländern herausgegebenen Empfehlungen zur Pandemieplanung und etwaige Aktualisierungen. 

5. Impfungen

Betriebliches Impfmanagement kann einen entscheidenden Beitrag zur Pandemieplanung beitragen. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter für die Wichtigkeit eines aktuellen Impfstatus sensibilisieren und diesen regelmäßig im Unternehmen abfragen. Gibt es zum Auslöser der Pandemie bereits einen Impfstoff sollte dieser angeboten werden oder der entsprechende Arztbesuch forciert werden, da mit der Impfung nicht nur die geimpfte Person selbst, sondern auch ihre Umgebung geschützt wird.

Insbesondere Risikogruppen sollten verfügbare Impfstoffe nutzen, auch wenn sie nicht explizit auf den Erreger der Pandemie ausgerichtet sind (Das gilt z.B. im Falle des Corona-Virus für eine Pneumokokken-Schutzimpfung). Regelmäßige Gesundheits-Check-ups im Unternehmen helfen, Risikogruppen zu identifizieren und diese besonders zu schützen. 

6. Schutzmaßnahmen 

Während einer Pandemie sollten die zuvor definierten Möglichkeiten der ortsunabhängigen Arbeit greifen und möglichst vielen Mitarbeitern das Home-Office ermöglicht werden. Versammlungen und Meetings sollten virtuell stattfinden. Nicht zwingend notwendige Dienstreisen und Tagungen sind abzusagen. 

Es gibt verschiedene Schutzmaßnahmen bei der betrieblichen Pandemieplanung, so beispielsweise das Home-Office, aber auch verschiedene Vorschriften zu Hygiene und Sicherheitsabstand.Das Arbeiten im Home-Office ist eine von vielen Maßnahmen, die in einem Betrieb während einer Pandemie empfehlenswert sind.

Für Mitarbeiter mit Präsenzpflicht gelten besondere Hygienemaßnahmen. Es sollte ein Mindestabstand zwischen den Arbeitsplätzen gewahrt werden. Arbeitgeber sollten Waschmöglichkeiten sowie Hautreinigungs- und Pflegemittel bereithalten und auch an die rechtzeitige Bevorratung dieser Materialien (gegebenenfalls auch Desinfektionsmittel und persönliche Schutzausrüstung) denken. Mitarbeiter sind über diese Maßnahmen zu informieren und auf richtiges Verhalten hinzuweisen (Regelmäßiges Händewaschen, Vermeiden von Kontakten, Husten- und Niesetikette, etc.). Räumlichkeiten sollten regelmäßig gelüftet und Reinigungsintervalle erhöht werden.

Um die Erkrankung nicht im Betrieb zu verbreiten, sollten Beschäftigte, die Krankheitssymptome aufweisen, zu Hause bleiben und ggf. einen Arzt kontaktieren. Verantwortliche sollten während dieser Phase regelmäßig Informationen von Fachbehörden über die Pandemie-Entwicklung einholen, um die Maßnahmen der betrieblichen Pandemieplanung entsprechend anpassen zu können. 

7. Rückkehr zur Normalität

Sofern es die Betriebsabläufe zulassen, sollte die Entscheidung zur Rückkehr auf behördlichen Empfehlungen basieren. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig, wann und in welcher Form der Ausnahmezustand aufgehoben werden soll. Eine schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz, z.B. gestaffelt nach Risikogruppen, kann sinnvoll sein. Anschließend werden externe Stakeholder wie Kunden über die Rückkehr zum Normalbertrieb informiert. In dieser Phase steht die Normalisierung der betrieblichen Prozesse im Vordergrund. 

8. Evaluation und Aktualisierung 

Sobald sich die Prozesse wieder normalisiert haben, sollte der Pandemieplan und die gezeigten Stärken und Schwächen evaluiert werden. Was hat gut funktioniert, was sollte für das nächste Mal verbessert werden? Es sollte nicht nur Feedback des Krisenstabs einfließen, sondern auch der Mitarbeiter. Die adaptierte betriebliche Pandemieplanung sollte niedergeschrieben und regelmäßig, z.B. halbjährlich, darauf geprüft werden, ob sie noch dem aktuellen Stand entspricht. Bei Personalwechsel sind die Namen der Ansprechpartner anzupassen. Es muss geprüft werden, ob die Aufgabenzuweisungen noch stimmen. Dabei sollten aktuelle Entwicklungen und Empfehlungen der Gesundheitsbehörden stets berücksichtigt werden. 

Fazit

Pandemien treffen uns meist unerwartet und haben große Auswirkungen auf verschiedenste Bereiche eines Betriebes. Natürlich kann man nie mit absoluter Sicherheit sagen, was uns erwartet und wie wir die Krise am besten ´bewältigen. Jedoch sind Sie mit all diesen Tipps zur Betrieblichen Pandemieplanung garantiert gut gewappnet für die nächste Krise und haben höhere Chancen, schädliche Auswirkungen zu minimieren.

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