Corona-Hygieneregeln - die richtige Kommunikation an Businesspartner

Begrüßung ohne Händeschütteln, Abstand halten, Händewaschen, Husten- und Niesetikette einhalten, die neuen Regelungen haben mittlerweile wohl selbst im kleinsten Betrieb den Arbeitsalltag verändert. Unternehmensinterne Hygienepläne gilt es nach deren Aufstellen weiterhin konsequent umzusetzen, zu kontrollieren und gegebenenfalls zu optimieren. Neben der eigenen Belegschaft haben jedoch auch weitere Personen und Gruppen Einfluss auf die betriebseigene Hygiene und Sicherheit in Zeiten des neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2. Wir zeigen, wie diese Personengruppen richtig informiert und einbezogen werden.

 

Definition von Betriebsfremden

Als Betriebsfremde beziehungsweise Externe versteht man alle Personen, die das Unternehmen betreten, jedoch nicht zur eigentlichen Stammbelegschaft gehören. Dazu zählen insbesondere in größeren Unternehmen beispielsweise firmenfremdes Personal von Kantine oder Cafeteria, Zulieferer, Kurierdienste, Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes, Reinigungspersonal, Facility Manager, Handwerker, Geschäftspartner, Besucher oder Kunden.

Der Arbeitgeber ist im Rahmes des Arbeitsschutzes auch für die Sicherheit all dieser Externen verantwortlich. Auch alle nicht dauerhaft angestellten Mitarbeiter wie Leiharbeitnehmer oder Aushilfen und Praktikanten fallen darunter.

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Kommunikation von Regeln

Oft sind diese Personengruppen nicht mit den üblichen Abläufen und Organisationsstrukturen im Betrieb vertraut, weshalb ihrem Schutz ein besonderes Augenmerk zukommen muss. Die Aufstellung und Kommunikation von Regeln sowie die Verteilung von Aufgaben und Pflichten in Zeiten von SARS-CoV-2 darf sich also nicht auf die Stammbelegschaft beschränken, sondern muss an alle Betriebsfremden angepasst und weitergegeben werden.

Der Stammbelegschaft können getroffene Maßnahmen im Intranet zur Verfügung gestellt werden und Ansprechpartner für Fragen oder Probleme genannt werden. Auch Schulungen - idealerweise in digitaler Form - sind denkbar. Es sollte darüber nachgedacht werden, diese Inhalte auch Externen zur Verfügung zu stellen - das ist beispielsweise über temporäre Logins für speziell freigeschaltete Bereiche des Intranets denkbar. 

Das Versenden der aufgestellten Regeln und Hygienepläne via E-Mail stellt eine einfache Möglichkeit dar. Dies kann entweder zusammenhängend mit dem eigentlichen Grund der Kommunikation - beispielsweise während der Auftragsabwicklung - oder in Newslettern sowie als gesonderte Kontaktaufnahme erfolgen. So kann sich der Betriebsfremde bereits im Voraus mit Regelungen vertraut machen und gegebenenfalls Vorkehrungen treffen. Während des telefonischen Kontakts besteht außerdem die Möglichkeit auf erneutes Hinweisen und Erinnern an den unternehmenseigenen Hygieneplan. Es gilt, klare Anweisungen und Erwartungen an Partner zu kommunizieren, die diese erfüllen müssen. Die Sicherheitsstandards der Partner sollten sich denen des Auftraggebers anpassen, sobald diese dessen Einflussbereich betreten. Intern sollten klare Prozesse und Verantwortlichkeiten geklärt werden, um einerseits die Kommunikation, andererseits aber auch die Überprüfung der Einhaltung der Regeln sicherstellen zu können. 

Da jedoch nicht jedem Besuch von Externen eine Kommunikation voraus geht, sollten entsprechende Maßnahmen zusätzlich knapp und leicht verständlich an den Eingängen der Unternehmensstandorte ausgehängt werden. In diesem Zusammenhang wäre eine Bestätigung von Durchsicht und Verständnis des Gelesenen durch den Betriebsfremden beispielsweise in Form einer Unterschrift denkbar. 

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Die Stammbelegschaft verfügt vermutlich bereits über eigene Sicherheitsausrüstung wie eine Mund-Nase-Bedeckung, weiß wo sich Desinfektionsmittel für Hände sowie Flächen oder die nächstgelegene Toilette für das regelmäßige Händewaschen befindet. Für unternehmensfremde Personen sollten an den Eingängen neben den nötigen Informationen ebenfalls Community-Masken und Händedesinfektionsmittel bereitgestellt werden. Auch der Hinweis auf die nächstgelegene Toilette kann der Verbreitung mitgebrachter Keime entgegenwirken. Auf der Toilette selbst hilft eine detaillierte Anleitung der einzelnen Schritte des gründlichen Händewaschens die Effektivität dieser Schutzmaßnahme zu optimieren.

Absprache und Anpassung von Regeln

Neben der Verbreitung des unternehmensintern aufgestellten Hygieneplans müssen die Maßnahmen insbesondere an die verschiedenen Gruppen der Externen angepasst und gegebenenfalls erweitert werden, um sowohl die Gesundheit der fest angestellten Belegschaft als auch die der Betriebsfremden zu gewährleisten.

Besonders sinnvoll erscheint neben der reinen Weitergabe eigener Maßnahmen auch die Kommunikation und Abstimmung mit betriebsfremden Personen. Auf diesem Weg können die eigenen Überlegungen ergänzt und optimiert werden. So können zudem Schwachstellen aufgedeckt werden, die für das eigene Unternehmen nicht sofort offensichtlich erscheinen. 

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